Der Sinn eines üblichen Terminkalenders ist im Allgemeinen bekannt und ist für die betriebliche Organisation sehr nützlich. Hier können Arbeitstage, als auch Termine und Aufgaben eingetragen werden. Dadurch erhält man in der Terminplan Übersicht einen schnellen Eindruck davon, wie der jeweilige Mitarbeiter zeitlich eingespannt ist und kann vorrauschauend neue Termine planen. Die Terminplan Übersicht zeigt, wie sie im unteren Bild sehen können, welcher Mitarbeiter an welchem Tag bereits eingespannt ist. Die Farbe und Form ist je nach Art und Weise des Eintrages unterschiedlich.

Neben der Terminplan Übersicht innerhalb des Moduls Terminkalender gibt es noch die zusätzliche Option des Terminplans. Hier wird der personifizierte Terminkalender eines einzelnen Mitarbeiters dargestellt. Der Unterschied zur Ansicht in der Terminplan Übersicht eines Mitarbeiters, ist der, dass die einzelnen Tage zusätzlich in mehrere Zeitspannen unterteilt sind. Dadurch wird ersichtlich, zu welcher Zeit des jeweiligen Tages der Mitarbeiter bereits verplant oder eingeplant ist. Der betrachtete Tag wird im Terminplan durch eine blaue Eingrenzung angezeigt und lässt sich in der Anzeige durch klicken oder die Pfeiltasten, nach links oder rechts, ändern.

Unterhalb des personifizierten Terminplans des Mitarbeiters werden des Weiteren die eingetragenen Termine, Aufgaben und Notizen mit ihren Informationen aufgelistet. Die Ansicht eines bestimmten Tages wird durch die blaue Markierung festgelegt und kann bei Bedarf entweder durch Mausklick auf einen anderen Tag oder durch die Pfeiltasten in die gewünschte Richtung geändert werden.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie sie neue Termine oder Aufgaben anlegen und bearbeiten können. Eine weitere Besonderheit dieses Terminkalenders ist es, dass es die Möglichkeit gibt Serien anzulegen, um regelmäßig wiederkehrende Termine über einen bestimmten Zeitraum nur einmal anlegen zu müssen. Um einen neuen Eintrag für einen Mitarbeiter anlegen zu können, müssen sie zuerst das Fenster öffnen in dem sie die gewollten Einstellungen vornehmen können. Dafür gibt es 2 Möglichkeiten, entweder sie gehen, oberhalb der Reiter Terminplan und Terminplan-Übersicht, auf „Neu“ oder sie klicken per Doppelklick unterhalb des Terminplans auf das grau unterlegte Feld. Auch wenn bereits ein Termin oder Aufgabe an diesem Tag angelegt wurde, lässt sich per Doppelklick darauf das Einstellungs-Fenster öffnen. Einen wichtigen Unterschied gibt es hierbei. Wenn sie das Einstellungsfenster per Doppelklick auf den bereits eingetragenen Termin öffnen, ist in der Zeitleiste bereits der Termin eingetragen und lässt sich somit nur verändern. Wenn sie an einem Tag mehrere Termine anlegen wollen, müssen sie, wie oben bereits genannt, auf „Neu“ gehen. Diesen Unterscheid zeigen die nächsten beiden unteren Bilder.

Dieses Einstellungs-Fenster wurde per Doppelklick auf einen bereits bestehenden Termin geöffnet. Demnach kann man hier keinen neuen Termin, keine neue Aufgabe oder Hinweis zu dem Tag hinzugefügt werden.

Das obere Bild zeigt Ihnen beispielhaft wie Einstellungen für einen neuen Termin vorgenommen werden können, nachdem sie auf „Neu“ geklickt haben. Jede Farbe innerhalb dieser Einstellungsmöglichkeiten hat seine eigene Bedeutung. Der hellblaue Streifen unterhalb der Zeitskala, zeigt die allgemeine Arbeitszeit an, die allerdings nicht über das Modul Terminkalender einstellbar ist. Diese Einstellungen können sie im Modul Team vornehmen. Der überlagerte schwarze Balken steht ebenso wie der rote Balken für einen Termin, der dementsprechend über die eingestellte Zeit auf dem Zeitstrahl eingetragen wird. Schwarz steht für einen externen Termin und rot für einen internen. In den Einstellungsoptionen können sie zudem ein Symbol erkennen, welches anschließend im Terminplan eingetragen wird. Im Falle eines Termines handelt es sich um eine Raute. Da dem Terminplan, in der personifizierten Ansicht eines Mitarbeiters, pro Tag mehrere Zeilen zu Verfügung stehen, werden die Termine folglich auch anhand der eingestellten Zeit in der jeweiligen Spalte im Terminplan eingetragen.

Im unteren Bild können sie den Terminplan mit den bereits erstellten Terminen sehen. Auch hier ist zwischen dem Terminplan und den aufgelisteten Terminen ein Zeitstrahl zusehen, auf dem die übliche Arbeitszeit in hellblau und die Termine jeweils in Schwarz und Rot aufgetragen wurden. Der jeweilige betrachtete Tag  ist blau eingegrenzt. Den

Zusätzlich zu den Terminen, können sie auch Aufgaben erstellen. Hierfür ist in dem Programm der Begriff des Meilensteins eingeführt worden. Ein Meilenstein kann im Terminplan eines Mitarbeiters gesetzt werden, damit nicht nur der Eintrag einer Aufgabe in der Aufgaben-Übersicht zu sehen ist, sondern eben auch als Symbol im Terminplan an sich. Dadurch können gezielt abgesprochene Fristen oder Fertigstellungstermine, in Form von Aufgaben und Meilensteinen eingetragen werden. Somit ist es einem Mitarbeiter, im Umgang mit einer Vielzahl an Projekten, ein guter Überblick über seine Abarbeitungsliste gewährleistet. Bei der Erstellung der eben genannten Aufgaben und Meilensteinen gibt es weitere Feinheiten, die in den folgenden Bildern gezeigt werden.

Das obere Bild zeigt die Einstellungsoptionen einer Aufgabe. Die Aufgabe wird anhand eines Meilensteins im Terminplan angezeigt. Zusätzlich wurde für diese Aufgabe eine Vorlaufzeit von 7 Tagen eingestellt, sodass die Aufgabe bereits 7 Tage vorher im Terminplan ohne Meilenstein aufgelistet wird.  Das können sie in den beiden unteren Bildern anhand der blauen Eingrenzung des ausgewählten Tages erkennen. Der Eintrag einer Aufgabe muss allerdings nicht zwingend mit einem Meilenstein gekennzeichnet sein.

In diesem Bild ist zum Beispiel eine Aufgabe mit 14 Vorlaufzeit zu sehen, die nicht zusätzlich mit einem Meilenstein gekennzeichnet ist. In diesem Bild ist ebenfalls zu sehen, dass die zwei verschiedenen Aufgaben farbig unterschiedlich sind. Aufgaben deren Fristdatum bereits abgelaufen ist werden mit Rot gekennzeichnet und bleiben demnach solange im Terminplan vorhanden bis sie als erledigt eingetragen werden. Auch wenn die Terminfrist noch nicht abgelaufen ist, kann eine Aufgabe bereits als erledigt gekennzeichnet werden. Sie bleibt in diesem Fall allerdings so lange im Terminplan bestehen bis die Frist vorbei ist. Sobald die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wird und die Terminfrist ebenfalls abgelaufen ist werden keine Aufgaben mehr aufgelistet. Zudem ist es wichtig das die Aufgabe bei der Erstellung einem Projekt zugeordnet wird. Die Module Projekte und Terminkalender sind miteinander verknüpft, sodass einem Projekt zugeordnete Aufgaben und Termine nicht nur innerhalb des Terminkalenders zu sehen sind, sondern auch in der Maskenansicht eines Projektes im Modul Projekte.

Als Beispiel nehmen die den internen Termin am 09.Oktober.2020. Dieser Termin ist wie sie sehen können im Terminplan eingetragen. Durch einen Doppelklick auf diesen Termin werden sie zur Maskenansicht des zugeordneten Projektes zum Modul Projekte weitergeleitet.

Hier können sie sehen das der Termin, mit allen eingetragenen Informationen, ebenfalls unter Termine/Aufgaben in der Maskenansicht des zugeordneten Projektes zu sehen ist. Nach dem gleichen Prinzip werden auch eingetragene Aufgaben zu bestimmten Projekten in beiden Modulen angezeigt. Dieses Beispiel veranschaulicht sehr treffend die Verknüpfungen der einzelnen Module untereinander. Bestimmte Informationen können somit über mehrere Wege eingesehen werden.

Des Weiteren können im Terminkalender auch ganztägige Einträge vorgenommen werden.

Ganztägige Einträge sind bereits in den oberen Bildern zu sehn, da sie, wie der Name bereits sagt, die Zeitspanne eines kompletten Tages durchgängig ausfüllt.

Im nächsten Punkt kommen wir auf eine wichtige Funktion des Terminkalenders zu sprechen. Sie vereinfacht das Eintragen von wiederkehrenden Terminen und Aufgaben.

Es handelt sich hierbei um das Erstellen von Serien. Im Büroalltag können sich je nach Unternehmensstruktur und bestimmte interne Aufgaben oder Termine wiederholen. Damit man nicht vergisst etwas einzutragen und somit alle Mitarbeiter rechtzeitig über den Terminkalender auf bevorstehende Ereignisse hinweist, lassen sich umfangreiche Serien erstellen. Es muss nicht zwingend bedeuten, dass ein Termin über ein Jahr hinweg jede Woche stattfindet. Gerade wenn der zeitliche Abstand zwischen Terminen sehr groß  ist, macht es Sinn direkt beide Termine über eine Serie einzutragen, damit keiner der Termine vergessen wird. Die jeweilige Serie gibt die Einstellungsmöglichkeiten für wiederkehrende Ereignisse vor. Hierbei gibt es die Optionen für Tägliche; Wöchentliche; Monatliche und Jährlicheserie. Die Namen geben Aufschluss darüber, wie lang der Zeitraum zwischen den Eintragungen mindestens sein muss. Das bedeutet, dass bei einer monatlichen Serie mindestens ein Monat zwischen dem ersten und dem zweiten Ereignis liegen muss, aber auch das eine Tägliche Serie theoretisch über mehrere Jahre eingetragen werden kann.  In den Folgenden Bildern werden beispielhafte Serien aufgezeigt. Der Betreff ist hierbei unwichtig, da es in erster Linie um die Einstellungsmöglichkeiten und die Zeitabschnitte zwischen den eingetragenen Ereignissen geht.

1.Beispiel: Täglicheserie, mit drei internen Terminen alle zwei Tage über 5 Tage verteilt.

2.Beispiel: Wöchentliche Serie über 5 Wochen mit jeweils einem Termin am Montag Morgen.

3.Beispiel: Monatliche Serie über 7 Monate, zum 1ten des jeweiligen Monats. Hier zu sehen ist ebenfalls das dem Termin jeweils eine halbe Stunde Vor/Nachbearbeitungszeit eingetragen wurde.

Das letzte Beispiel zeigt Ihnen eine jährliche Serie, über 22 Jahre hinweg. Dieses Mal wurde kein Termin angelegt, sondern ein vollständiger Präsenztag.

Die unteren beiden Bilder zeigen Ihnen jeweils einen der eingetragenen Präsenztage, in den ersten beiden Jahren der jährlichen Serie.

Wie auch in den anderen Modulen bestitzt der Terminkalender neben  den Modulansichten zu den Funktionen Terminplan-Übersicht und Terminplan eine Listenansicht. Dort werden alle eingetragenen Termine nach dem Datum abfallend aufgelistet. Über eine weitere Suchleiste können gezielt Termine bestimmter Mitarbeiter herausgefiltert werden. Im folgenden Bild ist die Listenansi hat des Moduls Terminkalender zu sehen.